Possiamo definire Lotus Notes come un software multifunzione.

Esso è al contempo:

• un potente sistema di posta elettronica che funziona sia come strumento di messaggistica aziendale, che come strumento per il coordinamento di attività di gruppo e di flusso di informazioni.

• un archivio di documenti in grado di centralizzare l'utilizzo delle risorse, a vantaggio della sicurezza e senza ripercussioni sulla disponibilità dei dati da parte degli utenti.

• basato su una logica Client-Server che consente di accedere, condividere e gestire le informazioni presenti all'interno di una rete locale (Local Area Network LAN) e/o geografica (Wide Area Network WAN).