Il concetto classico di database si riferisce a database formati principalmente da campi con relative informazioni.

L'elemento base dei database notes sono invece i documenti.

Per analogia possiamo immaginare un database notes come una grande cartella con all'interno dei fogli differenti tra loro. I fogli rappresentano i documenti, formati a loro volta di campi contenenti informazioni.

L'insieme di tutti questi fogli determina il database che a livello di file system viene rappresentato da un unico file con estensione NSF.